Background
Smart Havens Africa is a remarkable social enterprise that focuses on transforming the lives of many families in Africa. Their mission is to provide affordable, durable, and eco-friendly housing solutions for vulnerable and low-income people. The innovative approach of Smart Havens Africa involves building communities rather than single homes, along with a commitment to land ownership rights and diverse financing options. Furthermore, the organization's eco-friendly construction methods, employment of women, and dedication to financial transparency demonstrate their comprehensive commitment to fostering long-term positive change for the families and communities they serve. The continued success and perseverance in their mission have made Smart Havens Africa a leading force in providing affordable housing solutions.
However, as the organization grew, they faced an increasing challenge of managing a complex web of tasks - from processing housing applications, coordinating building and maintenance projects, to managing their properties effectively. Their existing system was unable to keep up with their growing needs and lacked the efficiency and integration they required.
This is where Hitteps came in. Leveraging our expertise in Salesforce solutions, we set out to transform SHA’s operational structure, delivering a system tailored to their unique needs, and ultimately revolutionizing their property management system with custom Experience Cloud portal.
What we did
Po wstępnej ocenie i ustaleniu szczegółów projektu rozpoczęliśmy pracę nad dostarczeniem Smart Havens Africa nowoczesnych rozwiązań. Te innowacje umożliwiły automatyzację procesów oraz poprawę doświadczeń użytkowników, co pozwoliło organizacji skupić się na realizacji swojej podstawowej misji.
Portal Experience Cloud
W odpowiedzi na specyficzne wymagania Smart Havens Africa stworzyliśmy kompleksowy portal zarządzania nieruchomościami. Użytkownicy mają teraz dostęp do uproszczonego procesu aplikacji o mieszkanie, intuicyjnego interfejsu do zarządzania naprawami oraz systemu do obsługi opłat, wzbogaconych o powiadomienia w czasie rzeczywistym. Dodatkowo, Salesforce Chat umożliwia użytkownikom swobodną wymianę wiadomości, wspierając budowanie aktywnej i zaangażowanej społeczności. Portal został płynnie zintegrowany z ekosystemem Salesforce, zapewniając spójne i jednolite doświadczenie użytkownika.
Rezultaty:
- możliwość kompleksowego zarządzania nieruchomością z jednego miejsca
- zwiększone zaangażowanie i satysfakcja użytkowników
- wszystkie dane pozostają w Salesforce, co umożliwia dokładne raportowanie i planowanie
Konfiguracja, automatyzacja i zarządzanie sprawami
Skonfigurowaliśmy obiekt Case, tworząc niestandardowe układy, pola, walidacje, widoki list, typy rekordów i wiele więcej. Wprowadziliśmy pełen cykl życia spraw w Salesforce i zautomatyzowaliśmy ich tworzenie za pomocą e-maili oraz strony internetowej. Opracowaliśmy zaawansowane automatyzacje, takie jak reguły automatycznych odpowiedzi, kolejki serwisowe, reguły przydziału, alerty i reguły eskalacji, aby usprawnić przepływy pracy.
Rezultaty:
- zwiększona efektywność operacyjna dzięki usprawnionemu tworzeniu i zarządzaniu sprawami
- szybsze reakcje i działania dzięki automatyzacji
Model danych, scoring leadów i konfiguracja Omni-channel
W ramach naszego kompleksowego podejścia przekształciliśmy model danych z Lead na Opportunity, wdrażając model scoringu leadów oparty na danych. To narzędzie wykorzystuje kluczowe wskaźniki, aby oceniać leady i skuteczniej kierować wysiłki sprzedażowe. Ponadto wdrożyliśmy pełną funkcjonalność zarządzania zadaniami oraz dopracowaliśmy Service Console i Omni-channel, aby zoptymalizować kierowanie spraw i wyświetlanie danych, poprawiając zarówno efektywność operacyjną, jak i doświadczenie użytkownika.
Rezultaty:
- usprawniony proces sprzedaży zwiększający konwersję leadów
- poprawione doświadczenie użytkownika i efektywność operacyjna
- priorytetyzacja leadów o wysokiej wartości, co zapewnia efektywne wykorzystanie zasobów zespołu sprzedażowego
- zwiększone wskaźniki konwersji leadów
Tworzenie bazy wiedzy
Aby wspierać codzienne operacje Smart Havens Africa, stworzyliśmy kompleksową bazę wiedzy, unikając dodatkowych kosztów licencji. Ta uporządkowana baza informacji poprawia wewnętrzne działania organizacji.
Rezultaty:
- ułatwiony dostęp do kluczowych informacji
- zorganizowany zbiór wiedzy wspierający codzienne operacje
Zarządzanie opiniami i integracja telekomunikacji
Zaprojektowaliśmy niestandardowy komponent do zbierania opinii użytkowników za pośrednictwem Portalu Klienta. Aby wzmocnić interakcję z klientami w czasie rzeczywistym, zintegrowaliśmy PhoneIQ – zarządzaną aplikację do obsługi telekomunikacji.
Rezultaty:
- mechanizm zbierania wartościowych opinii klientów
- poprawa obsługi klienta dzięki interakcjom w czasie rzeczywistym
Zarządzanie SLA i integracja e-podpisu
Wykorzystaliśmy wbudowane rozwiązanie Salesforce do zarządzania umowami SLA, co pozwoliło na skuteczne zarządzanie zobowiązaniami serwisowymi. Aby usprawnić proces podpisywania dokumentów i zapewnić zgodność prawną, zintegrowaliśmy funkcję e-podpisu za pomocą Zapier.
Rezultaty:
- efektywne zarządzanie SLA, zapewniające terminowe świadczenie usług
- uproszczony, zgodny z prawem proces podpisywania dokumentów
Profile użytkowników, bezpieczeństwo i widoczność danych
Stosując najlepsze praktyki Salesforce, skonfigurowaliśmy dostęp użytkowników za pomocą profili, zestawów uprawnień i ustawień współdzielenia danych. Takie podejście zapewnia bezpieczny i odpowiedni dostęp do danych.
Rezultaty:
- zwiększone bezpieczeństwo i integralność danych
- dostosowany dostęp użytkowników
Model danych dla zakupów i zarządzania projektami
Dostosowaliśmy model danych za pomocą Apex i narzędzi deklaratywnych, tworząc efektywną strukturę do zarządzania zakupami i projektami. Obejmuje to dodanie nowych pól, obiektów i relacji, które umożliwiają kompleksowe śledzenie tych kluczowych obszarów działalności.
Rezultaty:
- usprawnione zarządzanie zakupami i projektami
- zwiększona widoczność kluczowych procesów biznesowych
Integracja QuickBooks
Na koniec zintegrowaliśmy QuickBooks za pomocą Zapier, co umożliwiło płynne zarządzanie finansami. Dzięki temu Smart Havens Africa może z łatwością obsługiwać zadania księgowe bezpośrednio w Salesforce.
Rezultaty:
- uproszczone zarządzanie finansami
- zmniejszony czas i wysiłek potrzebny na obsługę księgowości
Conclusion
Zwiększona wydajność i usprawnione zarządzanie nieruchomościami
Dzięki kompleksowemu rozwiązaniu Salesforce dostosowanemu do potrzeb Smart Havens Africa organizacja odnotowała znaczące postępy w swoich operacjach i usługach związanych z zarządzaniem nieruchomościami:
- Usprawnione i zautomatyzowane procesy, które zmniejszyły liczbę zadań manualnych i poprawiły efektywność operacyjną.
- Spersonalizowany portal Experience Cloud, który zrewolucjonizował zarządzanie nieruchomościami, umożliwiając mieszkańcom składanie wniosków o mieszkanie, opłacanie rachunków, zgłaszanie napraw i zarządzanie szczegółami dotyczącymi nieruchomości w jednym centralnym miejscu.
- Optymalizacja tworzenia i zarządzania sprawami, zapewniając lepszą widoczność każdej sprawy i efektywne jej rozwiązywanie.
- Integracja usług zewnętrznych, takich jak DocuSign do e-podpisów i QuickBooks do księgowości, w celu dalszej automatyzacji procesów i zapewnienia spójnego, łatwego w obsłudze systemu.
- Opracowanie solidnego modelu bezpieczeństwa, który zapewnia, że każdy użytkownik ma odpowiednie uprawnienia, wzmacniając integralność systemu i ochronę danych.
Wykorzystując możliwości Salesforce, Smart Havens Africa nie tylko usprawniło swoje wewnętrzne operacje, ale także stworzyło lepsze doświadczenie dla mieszkańców i zdobyło unikalną przewagę w sektorze przystępnych cenowo mieszkań. Ta strategiczna transformacja pozwala im na dalszy rozwój i sukces w misji zapewnienia przystępnych cenowo mieszkań w całej Afryce.
Testimonial
„Z całego serca polecam usługi Hitteps każdemu, kto szuka rozwiązań Salesforce. Dzięki ich zaangażowanemu zespołowi, który słucha i dostarcza potrzebnych rozwiązań, mamy teraz skalowalny system umożliwiający zarządzanie naszym rozwojem, gdy pracujemy nad poprawą życia większej liczby rodzin.”